E-Mail-Archivierung

Jeder weiß, dass Geschäftsdokumente meist 6 oder 10 Jahre aufgehoben werden müssen, doch viele wissen nicht, dass das bereits seit 2014 auch für steuerrelevante E-Mails gilt.

Siehe das Schreiben von Bundesfinanzministerium

Die letzte Schonfrist endete bereits zum 01.01.2017.
Wobei E-Mails, die ausgedruckt werden oder im Posteingang eines E-Mail-Programms liegen, vom Betriebsprüfer nicht anerkannt werden können.
Auch „Outlook-PST-Archive“ entsprechen nicht den Voraussetzungen der ordnungsgemäßen Buchführung, da E-Mail-Programme nicht manipulationssicher sind.

Die Lösung ist, ein für die Archivierung vorgesehenes, zertifiziertes Produkt einzusetzen.

Früher war es so, dass ein Steuerprüfer das Recht hatte sich sowohl die Papierbelege anzusehen, als auch Zugang zu Buchhaltungssoftware (meist beim Steuerberater) verlangen konnte. Inzwischen darf er auch nach dem Zugang zu Ihrem GoBD-konformen E-Mail-Archiv fragen. Ist dies nicht vorhanden, so verstoßen Sie gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.

Archivierungspflichtig sind nicht nur E-Mail-Rechnungen sondern jede E-Mail, die eine Geschäftsbeziehung anbahnt.

Wir haben für jede Kundengröße (Selbständiger, Kleinunternehmen, Mittelstand) und jeden Anwendungsfall, eine passende Archivierungslösung im Programm.

Sowohl im eigenen Hause, als auch als Lösung in der Cloud.

Sprechen Sie uns an und wir werden Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot unterbreiten.

Telefon: +49 (0)931 61 94 96 11
E-Mail: info@hirt-edv.de